POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1.1La présente politique décrit la manière dont MAGIECHEM® Inc., MAGIECHEM® Ontario Inc. ainsi que toute société affiliée, filiale, société mère ou société sœur du même groupe (collectivement, « MAGIECHEM® », « nous », « notre » ou « nos ») recueillent, utilisent, communiquent, conservent, protègent et détruisent les renseignements personnels.

1.2Elle s’applique aux renseignements personnels recueillis par l’entremise du site magiechem.com et de ses sous-domaines, de nos portails à accès restreint destinés aux architectes, aux professionnels et aux entrepreneurs, de nos formulaires, de nos communications électroniques, de nos activités commerciales et de nos relations d’affaires, quel que soit le support utilisé.

1.3Elle est adoptée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), et, lorsqu’applicable, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi qu’aux lois provinciales substantiellement similaires.

1.4Aux fins de la présente politique, un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Les renseignements concernant une personne morale ne constituent pas des renseignements personnels; toutefois, les coordonnées d’une personne physique agissant dans un cadre professionnel demeurent visées lorsqu’elles permettent de l’identifier.

2.1Conformément à l’article 3.1 de la Loi 25, la personne suivante exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels au sein de MAGIECHEM® :

Nom : Hamza Telhouni

Titre : Vice-président

Adresse : 1365, rue Volta, Boucherville (Québec) J4B 7H5

Courriel : privacy@magiechem.com

Téléphone : 450 444-4949, poste 101

2.2Le responsable veille au respect de la présente politique, traite les demandes d’accès, de rectification et de retrait de consentement, tient le registre des incidents de confidentialité et supervise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

2.3Toute question, demande ou plainte relative aux renseignements personnels doit être adressée au responsable aux coordonnées ci-dessus.

3.1Par l’entremise de notre site Web. Le seul formulaire par lequel vous nous transmettez volontairement des renseignements personnels est notre formulaire de contact. Nous y recueillons votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le contenu de votre message et, le cas échéant, les documents que vous choisissez de joindre.

3.2Accès aux portails réservés. L’accès à nos portails destinés aux architectes, aux professionnels et aux entrepreneurs est protégé par un mot de passe commun, dont l’unique fonction est de restreindre l’accès à notre documentation technique. Aucun compte individuel n’est créé, aucun identifiant personnel n’est demandé et nous ne sommes pas en mesure d’identifier les personnes qui consultent ces portails.

3.3Journaux techniques. Comme tout serveur Web, nos serveurs consignent des journaux techniques comprenant l’adresse IP, l’horodatage et les ressources demandées, aux seules fins de sécurité, de prévention des abus et de diagnostic.

3.4Dans le cadre de nos relations d’affaires. En dehors du site Web, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• Coordonnées professionnelles — nom, prénom, titre, entreprise, adresse, courriel, téléphone.
• Renseignements relatifs à un projet — nature du projet, localisation, superficie, conditions du substrat, exigences de performance, échéancier, plans et documents que vous nous transmettez.
• Renseignements de facturation et de crédit — coordonnées de facturation, historique de commandes, renseignements financiers fournis dans le cadre d’une demande de crédit commercial, références commerciales.
• Contenu des communications — courriels, notes d’appels et de rencontres, pièces jointes.

3.5Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins déterminées à l’article 4. Lorsqu’un renseignement est facultatif, cela est indiqué au moment de la collecte.

3.6Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans. Si de tels renseignements nous étaient transmis, ils seraient détruits sans délai.

3.7Nous ne recueillons pas de renseignements personnels sensibles au sens de la Loi 25, notamment des renseignements de santé, biométriques ou judiciaires.

4.1Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• répondre à vos demandes d’information, de soumission, d’échantillon ou de documentation technique;
• recommander des produits et des systèmes adaptés aux paramètres que vous nous communiquez;
• préparer, négocier, conclure et exécuter des contrats de vente et en assurer le suivi;
• traiter les commandes, la facturation, le recouvrement et l’évaluation du crédit commercial;
• donner accès aux portails à accès restreint et en contrôler l’utilisation;
• assurer le soutien technique, le traitement des réclamations et le service après-vente;
• améliorer notre site Web, nos outils, nos produits et notre documentation;
• vous transmettre, avec votre consentement, des communications commerciales et notre infolettre;
• assurer la sécurité de nos systèmes, prévenir la fraude et les accès non autorisés;
• nous conformer à nos obligations légales, réglementaires, fiscales et contractuelles.

4.2Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.

5.1Nous recueillons les renseignements personnels avec votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi. Selon le contexte, le consentement est donné de manière expresse (case à cocher non pré-cochée, signature, confirmation écrite) ou découle de votre demande lorsque la collecte est manifestement nécessaire à sa réalisation.

5.2Le consentement est demandé pour chaque fin, en termes simples et clairs, distinctement de toute autre information.

5.3Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec le responsable. Le retrait n’a pas d’effet rétroactif et peut nous empêcher de vous fournir certains services. Certains renseignements devront néanmoins être conservés pour la durée prévue par la loi.

6.1Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

6.2Nous pouvons communiquer des renseignements personnels, sans votre consentement lorsque la loi le permet, aux catégories de destinataires suivantes, uniquement dans la mesure nécessaire :

• fournisseurs de services agissant pour notre compte — hébergement, infogérance, courriel transactionnel, plateforme d’infolettre, traitement des paiements, comptabilité, transport et logistique;
• conseillers professionnels — avocats, comptables, assureurs, vérificateurs;
• entrepreneurs et applicateurs certifiés, lorsque nécessaire à la réalisation de votre projet et avec votre accord;
• sociétés du groupe MAGIECHEM®, aux fins décrites à l’article 4;
• autorités publiques, tribunaux et organismes de réglementation, lorsque la loi l’exige;
• parties à une transaction commerciale envisagée (vente d’actifs, fusion, réorganisation), sous réserve d’engagements de confidentialité.

6.3Chaque mandataire ou fournisseur est lié par un contrat écrit comportant des obligations de confidentialité, une limitation d’usage aux seules fins convenues et des mesures de sécurité appropriées.

7.1Nos dossiers d’affaires sont conservés sur nos propres installations au Québec. Toutefois, notre site Web et l’infrastructure qui le soutient — serveur d’application, système de gestion de contenu et stockage de fichiers — sont hébergés chez un fournisseur d’hébergement dont les serveurs sont situés à Boston, aux États-Unis. Les renseignements que vous nous transmettez par le formulaire de contact, y compris les documents que vous y joignez, transitent donc par ces serveurs et y sont conservés jusqu’à leur transmission et leur traitement.

7.2Avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de déterminer si les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. La communication fait l’objet d’une entente écrite tenant compte des résultats de cette évaluation.

7.3Les renseignements ainsi communiqués peuvent être assujettis aux lois de la juridiction où ils se trouvent, y compris à des demandes d’accès émanant d’autorités étrangères.

8.1Un témoin (« cookie ») est un petit fichier déposé sur votre appareil lors de la consultation d’un site Web. Notre site n’utilise que des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité.

8.2Les seuls témoins déposés sont les suivants :

• un témoin de session et d’authentification, déposé uniquement après que vous ayez saisi le mot de passe d’accès à un portail réservé, afin de maintenir votre session pour une durée maximale de sept (7) jours. Ce témoin est protégé et n’est pas accessible aux scripts.

8.3Nous utilisons également le stockage local de votre appareil pour mémoriser vos préférences d’affichage, notamment le thème clair ou sombre et la langue, ainsi que votre liste de comparaison de produits. Ces renseignements demeurent sur votre appareil et ne nous sont jamais transmis.

8.4Nous n’utilisons aucun témoin de mesure d’audience, de statistiques, de publicité ou de profilage. Notre site ne charge aucun outil d’analyse tiers, aucun pixel de suivi, aucun gestionnaire de balises, aucune police externe et aucune carte ou vidéo tierce chargée automatiquement. Aucun renseignement vous concernant n’est transmis à un tiers du fait de votre navigation sur notre site.

8.5Les fonctions de profilage, de localisation et d’identification au sens de la Loi 25 ne sont pas utilisées.

8.6Comme aucun témoin non essentiel n’est déposé, aucun consentement préalable n’est requis et aucun panneau de gestion des témoins n’est présenté. Vous pouvez néanmoins bloquer ou supprimer les témoins au moyen des réglages de votre navigateur; le blocage des témoins strictement nécessaires empêchera l’accès aux portails réservés.

8.7Lorsqu’un contenu vidéo est intégré à une fiche produit, il ne se charge qu’après que vous ayez cliqué pour le visionner et utilise un mode de lecture sans témoin de suivi. Aucune connexion à un service tiers n’est établie tant que vous n’avez pas activé la lecture.

9.1Nos outils en ligne, notamment l’outil de sélection de système et le calculateur de quantité, produisent des recommandations et des estimations à partir des paramètres que vous saisissez. Ces résultats sont fournis à titre indicatif, doivent être validés par un professionnel compétent et ne constituent pas une décision produisant un effet juridique à votre égard.

9.2Si nous devions un jour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant un effet juridique ou vous affectant de manière significative, nous vous en informerions au moment de la décision, vous communiquerions les renseignements utilisés, les principaux facteurs et paramètres ayant mené au résultat, et vous permettrions de présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision.

10.1Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, majorée des délais de prescription et des périodes de conservation imposées par la loi, notamment en matière fiscale, comptable et de responsabilité contractuelle.

10.2Nous appliquons un calendrier de conservation interne. Au terme de la période applicable, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés selon un procédé reconnu, de façon irréversible.

11.1Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, propres à assurer la protection des renseignements personnels, adaptées à leur sensibilité, à leur finalité, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des communications, le contrôle des accès selon le principe du moindre privilège, l’authentification des portails, la journalisation, les copies de sauvegarde et la sensibilisation du personnel.

11.2Aucun système n’étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Vous êtes responsable de la confidentialité des identifiants d’accès qui vous sont attribués et devez nous aviser sans délai de toute utilisation non autorisée.

12.1Sous réserve des conditions et des exceptions prévues par la loi, vous pouvez exercer les droits suivants :

• Accès — obtenir confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir communication.
• Rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement dont la collecte n’était pas autorisée.
• Retrait du consentement — retirer en tout temps un consentement déjà donné.
• Désindexation — exiger que cesse la diffusion d’un renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien y donnant accès, lorsque la diffusion cause un préjudice grave à votre réputation ou à votre vie privée.
• Portabilité — obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou en demander la communication à un tiers.

12.2Toute demande doit être adressée par écrit au responsable et être accompagnée de renseignements permettant de vérifier votre identité. Nous répondons dans les trente (30) jours de la réception de la demande.

12.3L’exercice de ces droits est gratuit. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de renseignements, auquel cas vous en serez informé au préalable.

12.4En cas de refus total ou partiel, nous vous indiquerons par écrit les motifs, les dispositions législatives applicables et les recours dont vous disposez, ainsi que le délai pour les exercer.

13.1Nous tenons un registre des incidents de confidentialité conformément à la loi.

13.2En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées, et prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque et éviter la récurrence d’incidents de même nature.

14.1Nos communications commerciales électroniques, y compris notre infolettre, sont transmises conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). L’abonnement s’effectue par consentement exprès, au moyen d’une case non pré-cochée, suivi d’une confirmation par courriel (double consentement).

14.2Chaque communication comporte nos coordonnées complètes ainsi qu’un mécanisme de désabonnement fonctionnel, gratuit et traité dans les dix (10) jours ouvrables.

15.1Si vous estimez que nous n’avons pas respecté vos droits ou la présente politique, communiquez d’abord avec le responsable, qui traitera votre plainte avec diligence et vous informera par écrit du résultat.

15.2Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou, selon le cas, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

16.1Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée sur magiechem.com, avec sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen raisonnable.